Politiques et procédures concernant la rémunération des experts
Date d’entrée en vigueur : 1er février 2025
Date de la prochaine révision : 31 janvier 2026
Objectif
Portée
Le personnel de la SCC devrait utiliser le présent document lorsqu’il interagit avec des experts dans le cadre d’activités de la SCC. Les experts devraient eux aussi recevoir un exemplaire du document lorsqu’ils contribuent aux activités de la SCC, afin qu’ils soient informés des politiques et des procédures concernant les rémunérations et les remboursements.
Expert : La SCC utilise le terme « expert » pour désigner un large éventail de personnes qui collaborent avec les équipes de la SCC. Cela inclut : les patients partenaires (personnes ayant une expérience vécue, y compris les personnes atteintes de cancer, les survivants, les proches aidants et les familles, collectivement appelés « patients » ici), les chercheurs, les cliniciens, les responsables de la mise en œuvre et les décideurs, ainsi que d'autres experts en la matière. Une rémunération ne peut être offerte qu'aux personnes qui ne sont pas déjà rémunérées (c'est-à-dire dans le cadre de leurs fonctions professionnelles habituelles) pour intervenir en tant qu'expert. Par exemple, la plupart des chercheurs ou cliniciens qui s'impliquent avec la SCC en tant qu'évaluateurs ou conseillers dans le cadre de leur prestation de services professionnels ne peuvent se voir offrir de compensation. Certains rôles d'experts, y compris les élus, les représentants de l'industrie et le personnel de la CCS, peuvent ne pas être rémunérés, indépendamment de la collaboration ou de l'activité. Certaines activités d'experts telles que les activités de défense de l'intérêt public (participation au caucus sur le cancer) ne seront pas non plus rémunérées, ceci afin de maintenir la transparence et l'indépendance intellectuelle et de réduire les conflits d'intérêts. Si vous n'êtes pas certain/certaine qu'une personne peut se voir offrir une compensation, veuillez vérifier auprès de l'équipe des finances ou de votre cadre.
En faisant participer les personnes ayant vécu une expérience de cancer, ou « patients » comme nous désignons ce groupe ici, nous pouvons nous assurer que les personnes touchées par le cancer façonnent la façon dont les activités de la SCC sont menées et maximisent l’impact sur les personnes atteintes de cancer. Comme ils ont vécu avec une affection ou une maladie ou pris soin d’une personne y faisant face, reçu des traitements et navigué dans le système de soins de santé, les patients apportent leur expertise grâce à l’expérience et aux connaissances uniques qu’ils ont acquises.
Engagement : L’engagement d’une personne nous permet de profiter de cette expertise dans nos projets. Cette expertise peut être diverse : les statistiques, la recherche, les essais cliniques, l'expérience vécue, et d'autres formes d'expertise sont reconnus. Cela est différent de l’apport du bénévolat, où l’expertise peut être précieuse, mais ne constitue pas la contribution principale du rôle.
Façons de s’engager : Il existe différentes manières de s'engager, par exemple en fournissant de l’information, en donnant des conseils, en agissant comme cocréateurs et en dirigeant des initiatives. Une rémunération est le plus souvent encouragée pour les activités d’engagement où les personnes participent à la cocréation ou à la direction des projets. Des formes moins intenses d’engagement sont possibles, par exemple en fournissant de l’information ou en donnant des commentaires par l’entremise d’un sondage, mais ces activités sont habituellement vues comme une forme de bénévolat. C'est également le cas pour les activités ponctuelles dont le temps de contribution total est d'une heure ou moins, qui seront plus souvent considérées comme du bénévolat afin de réduire la charge administrative (des exceptions peuvent se produire). Cela sera décrit au début de toute activité d’engagement avec rémunération, par exemple dans un courriel de présentation ou un document expliquant le mandat.
Remarque : Le taux et les procédures peuvent différer dans les cas de reconnaissance des Autochtones. Le présent document de politique et de procédures ne couvre pas cette reconnaissance spécifique et, lorsque le partenariat avec les populations autochtones est reconnu, les coutumes et politiques locales peuvent prévaloir.
Politiques
Les procédures concernant la rémunération et la valeur de la rémunération doivent refléter le choix, le respect, la réactivité et la transparence. Il est important de noter que les experts et les expertises s’avèrent diversifiés et que les procédures de rémunération doivent tenir compte de cette diversité, ce qui signifie qu’elles peuvent devoir être adaptées à différentes situations.
Selon le type d’activité, la rémunération est offerte sous forme d’une rétribution à taux fixe (taux horaire) ou d’honoraires (paiement unique). Dans les deux cas, la rémunération peut être payée en argent ou l’équivalent (p. ex. chèque, carte-cadeau) ou encore en nature (p. ex. participation à une conférence).
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Taux de rémunération |
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Le taux horaire de la SCC en 2025-2026 est de 30$. Pour les activités où les experts ont une responsabilité claire de leadership, le taux horaire offert peut être de 50$. |
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Types de paiement |
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Rétribution à taux fixe |
Un taux à l’heure ou à la journée est payé en reconnaissance de la contribution d’un expert. |
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Honoraires |
Un paiement unique est remis pour la participation à un événement ou à une activité à court terme. |
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En argent ou l’équivalent |
Les paiements en argent sont offerts sous forme de chèque/transfert électronique de fonds (TEF) ou de cartes-cadeaux (si ce format est préféré). |
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Paiements en nature ou cadeaux |
Un soutien en nature peut aussi être arrangé. Il peut par exemple s’agir d’un accès gratuit à des webinaires, à des événements ou à des formations de la SCC, de soutien pour compenser les frais d’inscription à une conférence, etc. |
* Consultez la section 2.3 Montants des paiements pour en savoir plus sur les taux particuliers. On encourage les experts à communiquer avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour de l’information sur l’imposition avant d’accepter une offre de paiement.
Procédures
- Les experts devraient recevoir un exemplaire du présent document sur les politiques et les procédures et avoir l’occasion de poser des questions.
- Les experts devraient discuter du paiement offert, le comprendre entièrement et y consentir avant de commencer le travail.
- L’estimation du minimum et du maximum d’heures ainsi que les responsabilités devraient être abordées. En cas de changement, il faudrait avoir une autre conversation et, si c’est nécessaire, le paiement devrait être ajusté.
- Il faudrait discuter des remboursements avec chaque patient et ceux-ci devraient être remis séparément de la rémunération.
- Les experts devraient être à l’aise d’exprimer toute préoccupation, de proposer la forme de rémunération qu’ils préfèrent et de refuser une rémunération s’ils le veulent. Leurs préoccupations devraient être examinées par leur agent de liaison de la SCC et un membre de l’équipe des finances, puis consignées dans notre base de données confidentielle de la SCC.
- Les experts devraient savoir que le paiement reçu en échange de leur engagement peut être soumis aux lois et aux règlements sur l’impôt applicables de l’Agence du revenu du Canada (ARC) ainsi que de leur province de résidence, et avoir des répercussions sur leurs finances.
- Tous les experts auront l’option de refuser la rémunération qui leur est offerte. Un expert qui refuse une rémunération est toujours considéré comme un comme membre à part entière de l'équipe, et non comme bénévole.
- Les experts sont responsables de comptabiliser et de réclamer leurs propres heures.
- Les experts seront consultés pour établir la fréquence des paiements et, sauf décision contraire, on leur demande de soumettre leurs heures à leur agent de liaison tous les six mois.
- La SCC s’efforce de remettre rapidement les rémunérations, par exemple en demandant que toutes les heures comptabilisées soient soumises dans les deux semaines suivant la fin d’une activité d’engagement et en traitant les paiements dans les 5 à 10 jours ouvrables suivant la réception des heures ou la fin d’une activité (dans les cas où il n’est pas requis de comptabiliser les heures).
- Les experts ont l’option de personnaliser le type de paiement qu’ils désirent recevoir afin d’éviter des conséquences négatives sur leurs finances personnelles.
- Les experts sont responsables de leurs propres finances et devraient tenir compte des points suivants pour éclairer leurs décisions concernant toute offre de rémunération :
- toute forme de paiement en argent d’un total de 500 $ ou plus reçu chaque année est considérée comme un revenu imposable et la SCC remettra automatiquement un feuillet T4A pour ce montant, qui pourrait être considéré comme un revenu par l’ARC. Dans un tel cas, l’expert devra divulguer son numéro d’assurance sociale (NAS). Ces renseignements demeureront confidentiels;
- la prestation d’invalidité du Régime de pensions du Canada (RPC) exige que les rémunérations dépassant un certain montant, lequel varie d’année en année (récemment 5500 $), soient déclarées;
- une rémunération peut faire changer le statut des prestations d’une personne qui reçoit des prestations d’invalidité ou un revenu de pension;
- si un expert a une entreprise enregistrée, il devra facturer la TPS/TVH pour tout travail similaire à celui effectué dans le cadre de son entreprise.
- Pour en apprendre davantage sur les possibles conséquences fiscales, visitez le site Web de l’ARC :
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Type de travail |
Recommandation |
Autres coûts à couvrir |
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Consultation, conseils, cocréation Exemples: Préparation et participation à des rencontres, rétroaction sur des documents, retour d’information générale, participation à un projet (p. ex. conception de site Web, engagement en défense de l’intérêt public), participation à un comité, à un conseil ou à une commission, participation en tant qu’animateur/animatrice, avis sur des présentations ou du matériel de formation (sans les préparer ou les dispenser entièrement) |
30$ de l’heure. Pour les activités où les experts ont une responsabilité claire de leadership: 50$ de l’heure. Dans le cas où l’engagement nécessite une partie d’une heure, l’heure complète sera rémunérée (c.-à-d. que si 4heures et 20minutes sont consignées, alors 5heures seront rémunérées). Discuter du nombre d’heures minimal et maximal estimé pour l’engagement et s’entendre d’avance. |
Frais de transport. Frais d’hébergement (lorsqu’à l’extérieur). Frais de repas (lorsqu’à l’extérieur). Trois heures de déplacement sont couvertes pour les experts qui passent la journée précédant ou suivant une rencontre à se déplacer. Toutes les autres dépenses engagées en lien avec l’engagement (p.ex. frais d’interurbain, dépenses engagées par les aidants qui interrompent leurs soins, dépenses associées à une personne de soutien pour qu’un patient puisse participer). |
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Évaluateur/évaluatrice expert Participation au processus d’évaluation des subventions de recherche en tant que membre du comité (p. ex. examinateurs patients) |
Comme ci-dessus. |
Comme ci-dessus. |
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Conseiller/conseillère de programme Cocréation de nouveaux concours de recherche pour le financement ou mise à jour des précédents concours |
Comme ci-dessus. |
Comme ci-dessus. |
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Événements externes Représentation de la SCC à un événement externe et rapport à la SCC (c.-à-d. conférence CCRC; peut inclure une présentation); cela n'inclut pas la participation à un événement organisé par la SCC |
150$ pour une demi-journée. 300$ pour une journée entière. |
Comme ci-dessus. Frais d’inscription. |
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Leadership Prise de décisions, création et introduction de nouveaux contenus, présentations et formations (p. ex., formation de chercheurs en tant que coresponsables), conseils spécialisés et mentorat (p. ex., en tant qu'examinateur principal/examinatrice principale des patients) |
50$ de l’heure en 2025 Dans le cas où l’engagement nécessite une partie d’une heure, l’heure complète sera rémunérée (c.-à-d. que si 4heures et 20minutes sont consignées, alors 5heures seront rémunérées). Discuter du nombre d’heures minimal et maximal estimé pour l’engagement et s’entendre d’avance. |
Comme ci-dessus. |