Politiques et procédures concernant la rémunération des patients partenaires
Date d’entrée en vigueur : 1er février 2024
Date de la prochaine révision : 31 janvier 2025
Objectif
Fournir de l’information sur les politiques et les procédures concernant la rémunération des patients partenaires de la Société canadienne du cancer (SCC). La rémunération est l’une des méthodes utilisées pour témoigner notre reconnaissance et notre appréciation des contributions des patients partenaires.
Portée
Le personnel de la SCC devrait utiliser le présent document lorsqu’il interagit avec des patients partenaires dans le cadre d’activités de la SCC. Les patients partenaires devraient eux aussi recevoir un exemplaire du document lorsqu’ils contribuent aux activités de la SCC à titre d’experts patients, afin qu’ils soient informés des politiques et des procédures concernant les rémunérations et les remboursements.
La SCC utilise le terme « patient partenaire » pour désigner à la fois les patients et les participants de la population qui collaborent avec les équipes de la SCC. En faisant participer les personnes atteintes de cancer, les survivants, les proches aidants et les familles (collectivement appelés « patients » ici), nous pouvons nous assurer que les personnes touchées par le cancer façonnent la façon dont les activités de la SCC sont menées et maximisent l’impact sur les personnes atteintes de cancer. Comme ils ont vécu avec une affection ou une maladie ou pris soin d’une personne y faisant face, reçu des traitements et navigué dans le système de soins de santé, les patients apportent leur expertise grâce à l’expérience et aux connaissances uniques qu’ils ont acquises. L’engagement des patients et de la population nous permet de profiter de cette expertise dans nos projets. Cela est différent de l’apport du bénévolat, où l’expérience des patients et de la population peut être précieuse, mais ne constitue pas la contribution principale du rôle. La SCC considère que les points suivants sont des éléments centraux de l’engagement des patients :
- partenariat pour la gouvernance et la prise de décision;
- renforcement des capacités.
Le degré d’engagement des patients peut varier : par exemple, ceux-ci peuvent fournir de l’information, donner des conseils, agir comme cocréateurs ou même diriger des initiatives. Une rémunération est le plus souvent encouragée pour les activités d’engagement où les patients participent à la cocréation ou à la direction des projets. Des formes moins intenses d’engagement sont possibles, comme c’est le cas lorsque les patients fournissent de l’information ou des conseils pour des projets, mais ces activités sont habituellement vues comme une forme de bénévolat. C'est également le cas pour les activités ponctuelles dont le temps de contribution total est d'une heure ou moins, qui peuvent plus souvent être considérées comme du bénévolat afin de réduire la charge administrative (des exceptions peuvent se produire). Cela sera décrit au début de toute activité d’engagement avec rémunération, par exemple dans un courriel de présentation ou un document expliquant le mandat.
Politiques
Les procédures concernant la rémunération et la valeur de la rémunération doivent refléter le choix, le respect, la réactivité et la transparence. Il est important de noter que les patients partenaires représentent une population diversifiée et que les procédures de rémunération doivent tenir compte de cette diversité, ce qui signifie qu’elles peuvent devoir être adaptées à différentes situations. Pour en savoir plus sur les principes directeurs de l’engagement avec la SCC, visitez Être patient partenaire : ce à quoi vous pouvez vous attendre.
Selon le type d’activité, la rémunération est offerte sous forme d’une rétribution à taux fixe (taux horaire) ou d’honoraires (paiement unique). Dans les deux cas, la rémunération peut être payée en argent ou l’équivalent (p. ex. chèque, carte-cadeau) ou encore en nature (p. ex. participation à une conférence).
Taux de rémunération | |
Le taux horaire de la SCC en 2024-2025 est de 28$. Pour les activités où les patients partenaires ont une responsabilité claire de leadership, le taux horaire offert peut être de 50$. | |
Types de paiement | |
Rétribution à taux fixe | Un taux à l’heure ou à la journée est payé en reconnaissance de la contribution d’un patient. |
Honoraires | Un paiement unique est remis pour la participation à un événement ou à une activité à court terme. |
En argent ou l’équivalent | Les paiements en argent sont offerts sous forme de chèque/transfert électronique de fonds (TEF) ou de cartes-cadeaux (si ce format est préféré). |
Paiements en nature ou cadeaux | Un soutien en nature peut aussi être arrangé. Il peut par exemple s’agir d’un accès gratuit à des webinaires, à des événements ou à des formations de la SCC, de soutien pour compenser les frais d’inscription à une conférence, etc. |
* Consultez la section 2.3 Montants des paiements pour en savoir plus sur les taux particuliers. On encourage les patients partenaires à communiquer avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour de l’information sur l’imposition avant d’accepter une offre de paiement.
Procédures
- Les patients partenaires devraient recevoir un exemplaire du présent document sur les politiques et les procédures et avoir l’occasion de poser des questions.
- Les patients partenaires devraient discuter du paiement offert, le comprendre entièrement et y consentir avant de commencer le travail.
- L’estimation du minimum et du maximum d’heures ainsi que les responsabilités devraient être abordées. En cas de changement, il faudrait avoir une autre conversation et, si c’est nécessaire, le paiement devrait être ajusté.
- Il faudrait discuter des remboursements avec chaque patient et ceux-ci devraient être remis séparément de la rémunération.
- Les patients partenaires devraient être à l’aise d’exprimer toute préoccupation, de proposer la forme de rémunération qu’ils préfèrent et de refuser une rémunération s’ils le veulent. Leurs préoccupations devraient être examinées par leur agent de liaison de la SCC et un membre de l’équipe des finances, puis consignées dans notre base de données confidentielle sur les patients partenaires.
- Les patients partenaires devraient savoir que le paiement reçu en échange de leur engagement peut être soumis aux lois et aux règlements sur l’impôt applicables de l’Agence du revenu du Canada (ARC) ainsi que de leur province de résidence, et avoir des répercussions sur leurs finances.
- Tous les patients partenaires auront l’option de refuser la rémunération qui leur est offerte. Un patient partenaire qui refuse une rémunération est toujours considéré comme un patient partenaire.
- Les patients partenaires sont responsables de comptabiliser et de réclamer leurs propres heures.
- Les patients partenaires seront consultés pour établir la fréquence des paiements, mais on leur demande de soumettre leurs heures à leur agent de liaison tous les trois mois.
- La SCC s’efforce de remettre rapidement les rémunérations, par exemple en demandant que toutes les heures comptabilisées soient soumises dans les deux semaines suivant la fin d’une activité d’engagement et en traitant les paiements dans les 5 à 10 jours ouvrables suivant la réception des heures ou la fin d’une activité (dans les cas où il n’est pas requis de comptabiliser les heures).
- Les patients partenaires ont l’option de personnaliser le type de paiement qu’ils désirent recevoir afin d’éviter des conséquences négatives sur leurs finances personnelles.
- Les patients partenaires sont responsables de leurs propres finances et devraient tenir compte des points suivants pour éclairer leurs décisions concernant toute offre de rémunération :
- toute forme de paiement en argent d’un total de 500 $ ou plus reçu au cours d’une même année est considérée comme un revenu imposable et la SCC remettra automatiquement un feuillet T4A pour ce montant, qui pourrait être considéré comme un revenu par l’ARC. Dans un tel cas, le partenaire patient devra divulguer son numéro d’assurance sociale (NAS). Ces renseignements demeureront confidentiels;
- la prestation d’invalidité du Régime de pensions du Canada (RPC) exige que les rémunérations dépassant un certain montant, lequel varie d’année en année (récemment 5500 $), soient déclarées;
- une rémunération peut faire changer le statut des prestations d’une personne qui reçoit des prestations d’invalidité ou un revenu de pension;
- si un partenaire patient a une entreprise enregistrée, il devra facturer la TPS/TVH pour tout travail similaire à celui qu’il effectue dans le cadre de son entreprise.
- Pour en apprendre davantage sur les possibles conséquences fiscales, visitez le site Web de l’ARC :
Type de travail | Recommandation | Autres coûts à couvrir |
Rencontres, examens de documents et autres contributions générales Participation à des rencontres, préparation en vue de réunions, rétroaction sur des documents ou d’autres formes de contenu | 28$ de l’heure. Pour les activités où les patients partenaires ont une responsabilité claire de leadership, 50$ de l’heure. Dans le cas où l’engagement nécessite une partie d’une heure, l’heure complète sera rémunérée (c.-à-d. que si 4 heures et 20 minutes sont consignés, alors 5 heures seront rémunérées). Discuter du nombre d’heures minimal et maximal estimé pour l’engagement et s’entendre d’avance. | Frais de transport. Frais d’hébergement (lorsqu’à l’extérieur). Frais de repas (lorsqu’à l’extérieur). Trois heures de déplacement sont couvertes pour les patients partenaires qui passent la journée précédant ou suivant une rencontre à se déplacer. Toutes les autres dépenses engagées en lien avec l’engagement (p.ex. frais d’interurbain, dépenses engagées par les aidants qui interrompent leurs soins, dépenses associées à une personne de soutien pour qu’un patient puisse participer). |
Travail sur un projet Participation comme membre d’équipe à un projet donné | Comme ci-dessus. | Comme ci-dessus. |
Évaluateur patient Participation au processus d’évaluation des subventions de recherche en tant que membre du comité | Comme ci-dessus. | Comme ci-dessus. |
Membre, conseiller ou animateur de comité Participation à un comité, sur un conseil ou dans une commission, en tant que membre, conseiller ou animateur | Comme ci-dessus. | Comme ci-dessus. |
Présentation Préparation d’une présentation officielle et du matériel (p.ex. diapositives) nécessaire, et prestation de la présentation | 100$ par présentation. | Comme ci-dessus. |
Événements externes Représentation de la SCC à un événement externe et rapport à la SCC (c.-à-d. conférence CCRC) | 100$ pour une demi-journée. 200$ pour une journée entière. | Comme ci-dessus. Frais d’inscription. |